The Beauty of Digital Correspondence

Jika anda berpikir akan menemukan sebuah tulisan berbahasa inggris disini, anggap saja anda belum seberuntung itu, sebab tulisan saya kali ini masih dengan bahasa indonesia dan artinya saya sudah berhasil menipu mengecoh anda untuk berkunjung ke blog ini dengan judul tulisan yang keren. Memang, kali ini saya akan membahas tentang korespondensi bisnis dari sudut yang berbeda sebut saja korespondensi digital. Setidaknya, sebelum saya membahas lebih jauh tentang apa itu korespondensi digital, maka baiknya saya uraikan sedikit tentang korespondensi bisnis secara umum agar anda yang awam akan dapat memahami maksud dan arah tulisan saya ini.

Korespondensi bisnis lebih dikenal dengan teknik surat-menyurat terkait dengan administrasi di bidang bisnis, dalam hal ini dapat merancang, menyunting, dan mengirimkan surat kepada relasi bisnis, pemasok, ataupun pelanggan misalnya dalam bentuk surat pembelian barang, surat permintaan harga, surat jawaban komplain dan sebagainya. Bentuk surat yang umum adalah berupa surat-surat yang dicetak dalam lembar kertas dengan kop logo dan nama perusahaaan, dikirim melalui kurir ataupun paket pos sesuai dengan jarak dan lokasi tujuan surat tersebut. Bahkan, ada juga perusahaan yang sudah mencetak format baku surat-surat dalam menjalankan bisnisnya dalam bentuk formulir sehingga karyawan cukup mengisi formulir tersebut dan mengirimkannya sesuai alamat yang dituju. Metode semacam ini merupakan salah satu bentuk korespondensi bisnis konvensional.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi khususnya internet, maka banyak perusahaan modern yang melakukan korespondensi bisnisnya dengan teknik digital melalui email (electronic mail). Penggunaan email ini tentu dengan tujuan yang sangat tepat yaitu cepat dan efisien. Namun demikian, tetap saja kebanyakan surat yang dikirim melalui email masih dalam format surat baku yang mengikuti versi cetak dari surat-surat bisnis yang ada. Sehingga terkesan kaku dan kurang menarik bagi penerima surat dimana biasanya email yang masuk dalam folder inbox mereka begitu banyak dan tidak sempat membaca satu demi satu dan cenderung terlewatkan.

Bahkan mungkin banyak juga dari anda yang dalam folder inbox email anda begitu banyak email penawaran sebuah produk ataupun jasa dengan menampilkan gambar dan font yang indah dan berwarna sehingga memanjakan mata anda dan iseng klik menanggapi penawaran tersebut. Pernahkah anda berpikir, bagaimana cara membuat email penawaran semanarik itu?

Maka dari itu penggunaan email sebagai media korespondensi bisnis sudah tepat, namun perlu dilakukan inovasi terhadap format penyajian konten dari email tersebut. Setidaknya terdapat dua cara yang paling mudah dalam merancang konten email yang menarik dan atraktif bagi pembaca (penerima email) adalah pertama dengan menggunakan skrip HTML-Email – disini anda dapat menulis pesan HTML dan mengirimkannya kepada anda ataupun orang lain dengan satu kali klik saja. Alat ini memiliki editor WYSIWYG dan anda dapat ganti ke tampilan code view sehingga dapat langsung menuliskan bahasa  HTML disana  – dan yang kedua dengan bantuan aplikasi Google Docs mengirimkan pesan HTML melalui akun Gmail anda.

Menggunakan Skrip HTML-Email

Skrip HTML-Email merupakan skrip online yang dapat langsung anda gunakan dengan klik alamat http://ctrlq.org/html-mail/ pada web browser anda.

Skrip HTML-Email
Skrip HTML-Email

Jika anda mengalami kesulitan dalam menulis skrip HTML, anda dapat menggunakan template HTML yang sudah tersedia Free HTML Email Tempates. Buka file template tersebut dan kopi-paste pada kotak HTML-Email diatas. Edit sesuai dengan konten yang anda inginkan sebelum mengirimkannya.

Menggunakan Akun Gmail dan Google Docs

Pertama kopi dahulu file ini  Google Docs sheet

dan kemudian pilih Gmail – > HTML Mail untuk memperbolehkan halaman mengirimkan email dari akun email anda. Setelah diperbolehkan (authorized), kemudian pilihlah  GMail – > HTML Mail lagi dan sekarang anda harusnya sudah melihat formulir untuk mengirim email. Lengkapi isian formulir itu, tulis beberapa kode HTML di kotak pesan (message) dan tekan kirim (send).

Anda dapat menggunakan editor WYSIWYG untuk menghasilkan kode HTML dan kopi-paste kode tersebut ke dalam formulir Google Docs. Dan juga, jika anda ingin mengirimkan pesan yang sama kepada beberapa penerima sekaligus, cukup pisahkan alamat email dengan tanda koma (,). Pilihan di Google Docs secara internal menggunakan skrip Google App  (class GmailApp) dan anda dapat menemukan source code lengkapnya dibawah Tools – > Script Editor. Jadi lain kali anda ingin membuat surat di email yang lebih kelihatan profesional dimana menggunakan tabel dan format rumit lainnya, anda jadi tahu bagaimana caranya.

Demikianlah kedua langkah mudah dalam membuat desain konten email anda menjadi lebih menarik dan dalam bahasa keren ini disebut digital correspondence.  Semoga bermanfaat.

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s